business paperless
CONSULENZA
Spesso sono i tempi e i soldi, piuttosto che l'ambiente, a essere i fattori decisivi quando le aziende vogliono risparmiare carta. I processi digitali offrono alternative sicure ed efficienti alla stampa su carta. Diventare carta esaurita o senza carta in ufficio è più utile che mai: ecco tre esempi pratici. La carta è il mezzo del nostro lavoro. Esiste solo ciò che teniamo nelle nostre mani. Quindi, ciò che può essere stampato, viene stampato: contratti, fatture, e-mail, materiale di lettura, ordini del giorno, tabelle Excel, presentazioni. E non solo una volta, ma molte volte, da chiunque voglia "fisicamente" tenere le informazioni nelle loro mani. Con l'ascesa dei computer, il consumo di carta è esploso di nuovo ed è in continua crescita in tutto il mondo. Questa è una brutta notizia per il mondo e il clima, ma anche per i profitti - e non è necessario, perché in questi giorni è davvero facile ridurre il consumo di carta all'interno di un'azienda, o persino cavarsela senza carta. La società IT olandese DECOS è un pioniere in termini di lavoro senza carta. Dal 2011 hanno sistematicamente fatto tutto il possibile per cavarsela senza alcun documento. Non solo nelle scrivanie, nelle riunioni o nella contabilità, ma anche in cucina e nei servizi igienici. Lì usano un modello giapponese. 'Non ci sono più cartelle, né armadietti né scaffali. Lavoriamo interamente in digitale ", afferma il fondatore dell'azienda Paul Veger. Un piacevole effetto collaterale è che non è più necessario mettere in ordine i banchi: penne e biglietti da visita sono stati banditi e lì si trova solo il computer. DECOS stesso offre ai clienti soluzioni software e app progettate per migliorare in modo sostenibile la vita quotidiana sul lavoro, a casa e nelle comunità con soluzioni digitali. Estonia - un paese con amministrazione digitale Da quando ha ottenuto la sua indipendenza nel 1991, la piccola repubblica baltica si è sempre affidata ai processi digitali tra cittadini e uffici amministrativi, fermamente convinta che meno carta significhi maggiore produttività. Un prerequisito appropriato per questo è la garanzia dell'accesso gratuito a Internet in tutto il paese, anche nei boschi o in spiaggia. Ogni cittadino ha un documento di identità personale per la comunicazione con gli uffici amministrativi. Questo è stato introdotto nel 2002 ed è ora utilizzato da oltre il 90% della popolazione. Registrazione di un cambio di indirizzo, di un'azienda, di identificazione personale o di una nascita: tutto ciò può essere fatto online con una firma digitale e senza carta, un appuntamento o un tempo di attesa. Più di 600 servizi di e-government sono disponibili per gli 1,3 milioni di estoni, dalle dichiarazioni fiscali elettroniche al voto elettronico. Marks & Spencer (M&S) - risparmiando molto più della semplice carta con il Piano A La catena di negozi britannica, con oltre 1.400 filiali in tutto il mondo e un negozio online, lavora al "Piano A" dal 2007. Il piano prevede che M&S si impegni a raggiungere 100 obiettivi specifici per renderla un'azienda sostenibile. Tra le altre cose, M&S vuole produrre "zero rifiuti". Per raggiungere questo obiettivo, la carta viene salvata ove possibile: negli uffici, nelle filiali, nella spedizione e nel marketing. Entro quattro anni, l'uso della carta per stampanti è stato ridotto del 29% e quello della carta da imballaggio del 26%. Le attività ad alta intensità di carta, come contabilità, buste paga, cataloghi pubblicitari e lettere, sono state per lo più digitalizzate. L'utilizzo delle borse da trasporto è stato ridotto dell'80% dal 2007, il che equivale a un risparmio totale di circa quattro miliardi di borse. Sempre più prodotti nei negozi raggiungono gli scaffali senza imballaggio. Da giugno, un codice a barre, la data di scadenza e il logo sono stati leggermente laserati sulle pelli degli avocado. Secondo M&S, questa nuova tecnologia farà risparmiare dieci tonnellate di carta e cinque tonnellate di adesivo. La gestione dei documenti digitali può far risparmiare parecchia carta Questi esempi mostrano che è possibile lavorare e vivere con meno carta. Sia come privato che come azienda, i requisiti tecnici per farlo sono in circolazione da molto tempo: scanner e app, sistemi di gestione dei dati (DMS), sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) o gestione delle informazioni aziendali (EIM). Anche legalmente, i prerequisiti per rendere sicuri i processi digitali sono stati messi in atto in Europa. I vantaggi diventano rapidamente tangibili e visibili a tutti: nessun metro corrente di cartelle negli armadietti. Una rapida ricerca per individuare un documento, in qualsiasi momento e ovunque. Per chiunque abbia bisogno di trovarlo. Quasi nessun costo per i materiali per ufficio e affrancatura e una scrivania ordinata. Risparmiare carta non solo porta vantaggi come risparmiare tempo e denaro e aiutare l'ambiente, ma rende anche i dipendenti più produttivi e talvolta persino felici.